ЕФС-1 в 2025 году: инструкция по заполнению и сдаче

Дарья Алексеева

После образования Социального фонда России все компании и ИП, нанимающие сотрудников по ТД или подрядчиков на ГПХ, обязаны отчитываться по кадрам посредством формы ЕФС-1. Расскажем, что представляет собой эта форма и как с ней работать в 2025 году.

Форма отчёта ЕФС-1

Полное название ЕФС-1 — Единая форма «Сведения для ведения индивидуального (персонифицированного) учёта и сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (ЕФС-1)». Данная форма заменяет четыре кадровых отчёта, которые больше не применяются: СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, 4-ФСС и ДСВ-3.

Изначально бланк ЕФС-1 утвердил Пенсионный фонд России в своём Постановление № 245п от 31 октября 2022 года. Однако с 2024 года нужно использовать форму, которая дана в приказе Социального фонда № 2281 от 17 ноября 2023 года.

Скачать актуальный бланк ЕФС-1 для заполнения

Форма нового отчёта ЕФС-1 состоит из титульного листа и двух разделов, каждый из которых включает в себя подразделы. Для каждого раздела и подраздела действуют отдельные правила заполнения и сроки сдачи.

Состав отчёта ЕФС-1

Кто должен сдавать форму ЕФС-1

Отчёт ЕФС-1 сдают организации и ИП, у которых есть:

• сотрудники, которые заключили с работодателем трудовой договор;
• исполнители, с которыми заключён договор гражданско-правового характера (ГПД, ГПХ) или договор авторского заказа.

Куда сдавать отчёт ЕФС-1

Порядок сдачи отчёта ЕФС-1 следующий: подавать отчёт в электронном виде обязаны работодатели, у которых численность застрахованных лиц, включая работников на ГПД, больше 10 человек. Прочие работодатели имеют право сами выбирать способ сдачи отчёта: в электронном виде или на бумаге.

Отчёты сдаются в территориальные органы объединённого Социального Фонда России.

Порядок заполнения ЕФС-1 в 2025 году

Как заполнить раздел 1, подраздел 1

Это раздел со сведениями о зарегистрированном лице. В подразделе 1 указываются Ф. И. О., СНИЛС, ИНН и дата рождения работника, а также статус застрахованного лица и гражданство в соответствии с классификаторами.

Статус застрахованного лица обозначается одним из кодов, приведённых в таблице:

Как заполнить раздел 1, подраздел 1.1

Это аналог формы СЗВ-ТД. Этот подраздел заполняют все работодатели, у которых с работниками заключён трудовой договор, а также его представляют в отношении застрахованных лиц, которые заключили договоры гражданско-правового характера.

В подразделе 1.1 указывают вид кадрового мероприятия: «ПРИЕМ», «ПЕРЕВОД», «НАЧАЛО ДОГОВОРА ГПХ» и прочие. В графу 5 вписывают должность сотрудника, структурное подразделение, в котором он будет работать, и код вида трудового договора. Код разновидности трудового договора определяется так:

• «0» — для бессрочного трудового договора;
• «0.1» — для срочного трудового договора на срок до шести месяцев;
• «0.2» — для срочного трудового договора на срок свыше шести месяцев;
• «1» — для трудового договора по совместительству;
• «1.1» — для договора по совместительству на срок до шести месяцев;
• «1.2» — для договора по совместительству на срок свыше шести месяцев.

В графе 6 указывают код выполняемой функции по Общероссийскому классификатору занятий. Впишите код в формате «ХХХХ.Х»: до точки поставьте код профессии из классификатора, после — контрольное число. При этом для договоров ГПХ нужно указывать один из приведённых в таблице буквенных кодов:

При приёме сотрудника на дистанционную работу в графе 6 также указывается специальный код:

• «ДИСТ» — дистанционная работа;
• «НДОМ» — работа на дому;
• «НЕПД» — неполный рабочий день;
• «НЕПН» — неполная рабочая неделя.

Как заполнить раздел 1, подраздел 1.2

Это аналог формы СЗВ-СТАЖ. Этот раздел отличается от старой формы наличием типа «корректирующая» и «отменяющая».

Подраздел заполняют и представляют не на всех работников, а только в отношении застрахованных лиц из подпунктов 1–10 пункта 3 статьи 11 Закона № 27-ФЗ. То есть на тех работников, которые в отчётном периоде выполняли работу, дающую право на досрочное назначение страховой пенсии, занимали государственные должности или имели другие особенности, влияющие на стаж. Также с помощью подраздела 1.2 подают сведения о назначении выплат по ОСС сотрудницам, которые подали заявление о предоставлении отпуска по беременности и родам.

В Подразделе 1.2 Раздела 1, в отличие от СЗВ-СТАЖ, есть новые графы для отражения:

• районного коэффициента за работу в регионах со сложными климатическими условиями — графа 5, она заполняется в случае наличия в графе 4 «Код» кодов «РКС», «МКС», «РКСР», «МКСР», «МКС-РКСР», «ОКУ»;
• занятости — графа 10, где указываются доля ставки для медиков и педагогов, время пребывания под водой для водолазов, налёт часов для лётчиков;
• данных о результатах спецоценки условий труда (СОУТ): в графе 11 указывается индивидуальный номер основного рабочего места работника в соответствии с картой СОУТ, а установленный класс (подкласс) условий труда по степени вредности отражается в графе 12.

Коды в графах 4, 6–9 подраздела 1.2 раздела 1 формы ЕФС-1 указываются по тем же правилам, что и в форме СЗВ-СТАЖ.

Как заполнить раздел 1, подраздел 1.3

Подраздел заполняют и представляют только государственные (муниципальные) учреждения, которые осуществляют виды деятельности из приказа Минтруда.

Служит для мониторинга системы оплаты труда работников бюджетной сферы. Аналог форм СИоЗП и СИоРУн. Большую часть граф заполняют с применением соответствующих классификаторов.

Как заполнить раздел 1, подраздел 2

Это аналог раздела 5 формы ОДВ-1. Заполнять и представлять подраздел 2 нужно вместе с подразделом 1.2 подраздела 1 при подаче сведений о застрахованных лицах, занятых на определённых видах работ. Тут речь о работах, которые предусмотрены ч. 1 ст. 30 и ст. 31 Закона № 400-ФЗ.

Как заполнить раздел 1, подраздел 3

Подраздел 3 — это аналог формы ДСВ-3. Заполняют и представляют подраздел страхователи, которые перечисляют дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию застрахованных лиц и взносы работодателя в пользу застрахованных лиц (в случае их уплаты).

Как заполнить раздел 2

Раздел 2 отчёта ЕФС-1 заменяет собой форму 4-ФСС. Заполняют и представляют его страхователи:

• юридические лица любой организационно-правовой формы;
• иностранные организации, которые ведут деятельность на территории РФ и нанимают граждан РФ на работу;
• физические лица, которые нанимают лиц, подлежащих обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.

В раздел также добавили поле «Льгота». Его заполняют только те компании, которые имеют право платить взносы на травматизм в размере 60% от установленного тарифа.

Сроки сдачи ЕФС-1 в 2025 году

Отменённые отчёты вошли в ЕФС-1 в виде отдельных разделов со своими сроками отправки. В таблице приведены все сроки сдачи ЕФС-1 в 2025 году:

Какие изменения ожидаются в 2025 году

19 июля 2024 года Минтруд внёс на рассмотрение Законопроект № 149243, предусматривающий доработку формы ЕФС-1 и, как следствие, изменение правил её заполнения. В частности, законопроект предлагает:

• дополнить сведения о трудовом стаже периодами, которые засчитываются при определении размеров пособий по беременности и родам, а также по временной нетрудоспособности;
• расширить перечень лиц, о стаже которых необходимо представлять сведения;
• сделать специальную пометку об уплате страховых взносов на травматизм в сведениях о работе по ГПД;
• изменить срок подачи сведений об установлении неполного рабочего времени или переводе на удалённую работу — не позднее одного рабочего дня после наступления указанных кадровых событий.

Часто задаваемые вопросы

Дарья Алексеева